La réglementation des titres restaurant pour employeur
Conditions d’attribution, règles d’utilisation, financement… La réglementation des titres restaurant côté employeur au 01/01/2023
Le titre restaurant est un titre de paiement qui permet de financer le repas de vos salariés, si vous n'avez pas de cantine ou de restaurant d'entreprise. Conditions d’attribution, règles d’utilisation, financement… Nous vous présentons la réglementation des titres restaurant côté employeur en vigueur au 1er janvier 2023.
L'employeur n'est pas obligé de remettre des titres restaurant à ses salariés. Il peut aussi choisir de mettre à leur disposition une cantine ou une salle de restauration ou de leur verser une prime de déjeuner.
Si vous avez choisi d'accorder des titres restaurant à vos salariés, ces derniers ont droit à un titre par repas compris dans leur horaire de travail journalier, qu’ils soient salariés (à temps plein ou à temps partiel), stagiaires ou intérimaires.
Le titre restaurant est partiellement financé par l'employeur, qui prend à sa charge entre 50 % et 60 % de sa valeur.
Il existe plusieurs formats de titres restaurant :
Worklife propose des titres restaurant dématérialisés sous la forme d’une carte de paiement.
Dans les entreprises qui la proposent, l’attribution des titres restaurant concerne :
En revanche, n’ont pas droit aux titres restaurant :
« Le titre-restaurant est considéré comme un avantage social, et il est généralement admis qu’il doit être accordé sur une base égalitaire aux membres du personnel salarié de l’entreprise », indique la Commission nationale des titres restaurant (CNTR).
L’employeur peut néanmoins subordonner l’attribution des titres restaurant à certains critères, à condition que ces derniers soient objectifs et n’entraînent pas de discriminations entre les bénéficiaires.
La seule différence de catégorie professionnelle n’est pas un critère d’attribution valable : par exemple, l’employeur ne peut pas traiter différemment les cadres et les non-cadres placés dans la même situation. Il ne peut pas, non plus, faire une distinction entre salariés sédentaires ou non-sédentaires.
En revanche, la jurisprudence a admis que l’employeur peut fixer l’attribution des titres repas au salarié en fonction de la distance qui sépare le lieu de travail du domicile du salarié.
La règle d’attribution des titres restaurant est simple : un ticket repas par salarié éligible pour un jour travaillé (ouvré) et uniquement si le repas est compris dans les horaires de travail, selon l’article R3262-7 du Code du travail. Légalement, les salariés n’ont donc droit qu’à un seul ticket par jour de travail effectué, c’est-à-dire 220 jours maximum par an pour un salarié à temps plein, en décomptant les congés payés, les jours fériés et les arrêts-maladie.
Toutefois, un salarié dont l’horaire de travail comporte deux repas dans la même journée peut recevoir deux titres restaurant.
L'employeur détermine librement le montant de la valeur libératoire (valeur faciale) des titres-restaurant. Conformément à l’article 6A de l’annexe 4 du CGI (Code général des impôts), le titre restaurant est en partie financé par l'employeur, qui doit obligatoirement prendre à sa charge entre 50 % et 60 % de sa valeur. Il reste entre 40 % et 50 % de la valeur du ticket à la charge du salarié.
L'entreprise qui décide de mettre en place pour son personnel un système de titres restaurant doit se les procurer auprès d'une des sociétés privées spécialisées dans l'émission des titres, dont Worklife.
L'employeur doit effectuer le règlement de la commande des titres restaurant au plus tard à la livraison des titres et pour la totalité de leur valeur libératoire.
L'entreprise émettrice des titres doit effectuer le remboursement de ceux qui lui sont présentés par les restaurateurs et commerçants habilités à les accepter dans le cadre de leur activité commerciale, dans un délai maximum de 21 jours à partir de la date de remise.
Pour être exonérée des cotisations de sécurité sociale, la contribution patronale doit être comprise dans la limite de 6,91 € par titre pour les titres 2023, comme l'indique le site du réseau des URSSAF. La valeur du titre restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale est comprise entre 11,52 € et 13,82 €.
Si la contribution de l'employeur dépasse cette limite (ce qui n'est pas interdit), la fraction de la contribution excédant le plafond légal est réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales de l'entreprise.
Depuis le 1er octobre 2022, les salariés bénéficient de conditions d’usage plus souples de leurs titres-restaurant avec une augmentation du plafond de 19 euros traditionnellement, à 25 euros par jour ouvré (article R3262-10 du Code du Travail).
Les textes ne fixent aucun délai à l’employeur pour la distribution des titres restaurant en version papier ou l’action de créditer la carte titre restaurant du salarié. Il est libre de choisir la gestion et l’organisation qu’il souhaite.
Les titres restaurant en version papier sont généralement remis au salarié en fin de mois (ou début de mois) sur le mois écoulé, sous la forme d’un carnet. Si l’employeur a opté pour la dématérialisation des titres restaurant (une carte de paiement sans contact), il peut là encore la recharger quand il le veut dans le mois, mais aussi opter pour une recharge au trimestre ou à l’année.
La validité des titres restaurant est limitée dans le temps (elle n’est pas permanente).
Dans leur version papier, l’article R3262-5 du Code du travail dispose que les titres restaurant ont une durée de validité calée sur l’année civile dont ils font mention (aussi appelée « millésime »).
De plus, une période d’utilisation supplémentaire est prévue, pour vous permettre d’écouler les tickets repas de l’année d’émission restants. Cette période court à compter du 1er janvier de l’année suivante. Elle dure un mois pour les titres papier : les titres repas émis une année N sont donc en principe utilisables jusqu’au 31 janvier de la l’année N+1 (l’année suivante).
Dans leur version dématérialisée, les titres restaurant sont utilisables jusqu’au dernier jour de février de l’année qui suit leur émission.
Comme exposé ci-dessus, la période d’utilisation supplémentaire dure deux mois (contre un pour les titres papier). Le titulaire de la carte titres restaurant peut utiliser les titres du « millésime » jusqu’au dernier jour du mois de février de l’année suivante (28 février 2023 pour des titres crédités sur la carte en 2022).
Les titres restaurant Worklife bénéficient d'un report automatique de millésime et sont donc automatiquement convertis en crédits pour l’année en cours, sans intervention nécessaire de l’entreprise ou du collaborateur.
Le salarié à temps partiel a droit au titre restaurant lorsque son horaire est coupé par une pause repas, l’article R3262-7 du Code du travail posant comme seule condition à l’obtention du titre restaurant que le repas du salarié soit « compris dans son horaire de travail journalier ». A contrario, un salarié qui travaille soit le matin (avant la pause déjeuner), soit l’après-midi (après la pause déjeuner) ne peut pas en bénéficier. En revanche, celui qui travaille un certain nombre de jours dans la semaine peut prétendre aux tickets repas.
Qu’en est-il si le salarié est placé au chômage partiel (également appelé activité partielle) par son employeur ? Deux cas de figure se présentent :
Dès lors que les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages que les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, ils ont droit aux titres restaurant si leur employeur a mis en place ce dispositif. Les télétravailleurs peuvent bénéficier des tickets repas pour chaque jour travaillé, dès lors que leur journée de travail est entrecoupée d’une pause réservée à la prise d’un repas.
La participation de l’employeur au financement des titres-restaurant est non imposable à l’impôt sur le revenu (IR).
Le titre restaurant a été mis en place comme alternative pour les entreprises qui ne peuvent pas mettre à disposition de leurs salariés un restaurant interne. Cependant, l’employeur n’est pas tenu de remettre des titres restaurant à ses salariés. De leur côté, ces derniers sont libres d’accepter cet avantage ou non, au même titre que de manger au restaurant interne de l’entreprise ou non.
Nombreux sont les motifs de refus des titres restaurant, à savoir : rentrer chez soi pendant la pause déjeuner, avoir des allergies alimentaires ou des maladies chroniques comme le diabète, suivre un régime spécifique, etc. Cependant un salarié n’est pas obligé de justifier le motif de refus des titres restaurant attribués par son employeur.
Un salarié peut exprimer son refus de titres restaurant à tout moment, dès l’embauche ou après. Toutefois, il devra informer son employeur au plus tôt pour que celui-ci puisse avertir l’organisme chargé de l’émission des titres restaurant.
Il suffit que le salarié adresse un courrier à son employeur dans lequel il exprime son choix de ne pas participer à ce dispositif et précise la date souhaitée pour l’exécution.
Le courrier confirme la décision du salarié et protège l’entreprise contre toute accusation de discrimination, car l’employeur est tenu de proposer les titres restaurant à tout son personnel sans exception.
Bon à savoir : Le salarié pourra changer d’avis et retourner à la solution des titres restaurants proposée par son entreprise.
Le salarié qui refuse cet avantage ne pourra pas demander une compensation financière à son employeur pour couvrir la part patronale acquittée pour les titres restaurant. La participation de l’employeur est perdue.
Lorsqu’un collaborateur ne fait plus partie de l’entreprise, qu’il soit démissionnaire, licencié ou en fin de contrat, il ne pourra plus bénéficier des avantages salariés de la même entreprise.
Beaucoup d’entreprises versent les titres restaurant à la fin du mois pour les jours travaillés, cela veut dire que lorsque le salarié quitte l’entreprise, la régularisation à la fin sera faite en se basant sur le mois écoulé. En clôturant le contrat de travail, l’entreprise pourra donner le choix au salarié de garder les titres restaurant et les dépenser jusqu'à épuisement ou de les rendre et récupérer la somme avancée non dépensée.
Si lors de son départ de l’entreprise le salarié possède des titres restaurant, dans la mesure où ces derniers sont toujours en cours de validité, il ne pourra plus en demander le remboursement, ceci en cas de perte, de vol ou de blocage de la carte. Le crédit restant sur la carte ne pourra être récupéré ou remboursé car le solde de tout compte a été signé par le salarié et ce dernier ne fait plus partie de l’effectif de l’entreprise.
Dans le cas des entreprises qui versent le montant des titres restaurant en amont, l'article R3262-11 du Code de Travail précise que le salarié qui quitte l’entreprise doit remettre à l’employeur, au moment de son départ, les titres restaurant trop perçus en sa possession. Ensuite, il sera remboursé du montant de sa contribution à l’achat de ces titres.
Le montant remboursé par l’employeur correspond à la part payée par le salarié lors de l’achat des titres restaurant. Ce montant est reporté sur le dernier bulletin de salaire en valeur nette, sans charge ni impôts.