Le télétravail engendre plusieurs coûts supplémentaires pour le salarié (achat de fournitures bureautiques, chauffage, électricité, Internet, téléphone…). Le remboursement des sommes engagées par le salarié en télétravail est exonéré des charges sociales pour les entreprises. Comment calculer l’indemnité télétravail ? Quels frais peuvent faire l’objet d’une exonération ? Quelles sont les limites d'exonération d'impôt ?
L’indemnité télétravail : quelle obligation pour l’employeur ?
Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, la prise en charge des frais de télétravail par l’employeur n’est plus obligatoire. À cause de la crise sanitaire, de nouvelles mesures ont été prises et le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion avait publié un guide de télétravail pendant le confinement de mars-avril 2020, indiquant que : “L’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui le prévoit”.
En novembre 2020, l’article 3.1.5 de l’ANI précise que : “Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur”, sous réserve que la validation de l'employeur soit interprétée comme étant préalable, et non postérieure, à l'engagement des dépenses par le salarié.
Le 13 avril 2021, l'ANI a été étendu et son article 3.1-5 prévoit qu’il appartient à l'entreprise " de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels peut être, le cas échéant, sujet de dialogue social au sein de l’entreprise ".
Les frais engagés par les salariés en télétravail peuvent en effet être considérés comme des frais engagés pour les besoins de leur activité professionnelle. La prise en charge de ces frais est avantageuse pour l’entreprise car une partie de ces charges est exonérée de fiscalité.
L’employeur pourra donc prendre à sa charge certains coûts liés au télétravail sous forme d'un remboursement de frais réels ou d'une indemnité télétravail.
Comment verser l’indemnité télétravail à vos collaborateurs ?
L’employeur peut rembourser les frais liés au télétravail engagés par le salarié de deux manières :
- Un remboursement pour chaque dépense engagée ;
- Sous la forme d’un versement mensuel d'une indemnité forfaitaire.
Comment calculer l’indemnité télétravail ?
L’Urssaf précise que le montant de l’indemnité forfaitaire varie selon le nombre de jours de télétravail réalisés par semaine, l’employeur verse 13€ par mois et par salarié pour une journée de télétravail par semaine, il verse 26€ par mois et par salarié pour 2 jours de télétravail par semaine et ainsi de suite, dans la limite de 71,50 € mensuels pour les salariés qui travaillent 5/7 jours en télétravail.
Si l’employeur verse à ses salariés des indemnités forfaitaires pour couvrir leurs frais de télétravail, celles-ci peuvent être exonérées d'impôt dans la limite de 2,60 euros par jour de télétravail, ce qui représente une exonération de 57,20 euros pour un mois comprenant 20 jours de télétravail.
Lorsque l’indemnité télétravail forfaitaire est fixée par jour, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,60 euros dans la limite de 57,20 euros par mois.
L'employeur peut verser une indemnité inférieure, égale ou supérieure au montant fixé par l’Urssaf. La loi ne lui impose pas de verser un montant précis, mais l’exonération se fait toujours dans la limite.
Selon l’Urssaf : “si l’allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l’accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif”. Cela veut dire que l’entreprise n’aura pas à justifier les dépenses liées au télétravail si c’est mentionné dans l’accord. À noter que si l’entreprise effectue un remboursement qui dépasse l’indemnité télétravail forfaitaire, les justificatifs deviennent nécessaires pour prétendre à l’exonération de charges sociales.
L’employeur indique le montant de l’indemnité télétravail versée dans les informations transmises à l'administration fiscale. Le salarié pourra s’assurer du montant de l’indemnité reçue au moment de déclaration de ses revenus par vérification desdits montants dans ses bulletins de paie ou dans l'attestation fiscale annuelle délivrée par son employeur.
Indemnité télétravail : quels frais peuvent faire l’objet d’une exonération d’impôt supplémentaire ?
Les dépenses engagés par les salariés en télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être présentés en trois catégories :
- les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
- les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
- les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.
D’autres frais professionnels peuvent être admis, à charge pour l’employeur de démontrer qu’il s’agit de frais professionnels liés au télétravail.
Si l’employeur rembourse les frais engagés par ses salariés en dépassant le montant fixé par l’Urssaf, l’exonération des charges sociales pourra être admise sous justificatifs des frais réellement dépensées par le salarié.
Voici quelques exemples d’évaluation de frais professionnels liés au télétravail qui peuvent faire l’objet de cette exonération :
Frais fixes
Loyer (montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute), taxe d’habitation, taxe foncière sur les propriétés bâties, taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères, charges de copropriété et assurance multirisque habitation.
Exemple d’évaluation des frais fixes : appartement de 80 m² dont 10 m² pour l’usage professionnel, le loyer = 400/mois, la taxe d’habitation = 40 €/mois et la prime d’assurance = 15 €/mois. Le montant des frais déductibles se fait au prorata de ce qui est utilisé pour l’activité professionnelle, il s'élève à 455 x 10 / 80 = 56,875 €
Frais variables
Chauffage et/ou climatisation et électricité. L’évaluation se fait au prorata de ce qui est réellement consommé au titre du local à usage professionnel.
Fournitures bureautiques : lors d’un achat de mobilier (comme bureau, chaise ergonomique, lampe à bureau, étagères, etc.) par le salarié pour le compte de l’entreprise (le salarié en reste propriétaire), les frais remboursés par l’employeur sont exonérés de cotisations sociales dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur présentation de justificatifs.
Matériels informatiques et périphériques
Lors de l’achat d’un ordinateur, imprimante, etc., les frais remboursés par l’employeur sont exonérés de cotisations sociales dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur présentation de justificatifs.
Consommables
Cartouches d’encre et ramettes de papier, etc. : les frais remboursés par l’employeur sont exonérés des cotisations sociales sur justificatifs des frais engagés.
Télécommunications
Les frais de connexion au réseau téléphonique, frais d’abonnement (téléphonique, Internet...) sont remboursés et exonérés des cotisations sociales sur justificatifs des frais engagés.
L’indemnité télétravail Worklife
La solution Worklife permet aux entreprises d’améliorer les conditions de télétravail de leurs salariés. La carte Worklife simplifie la mise en place de l’indemnité télétravail :
- L’entreprise alloue un montant forfaitaire et finance de 50% à 100% des dépenses engagés par les salariés ;
- Les salariés paient leurs fournitures bureautiques directement avec leur carte Worklife ;
- La répartition de la part employeur et de la part salarié se fait instantanément au moment du paiement ;
- Plus de justificatifs à gérer ! Worklife fournit une attestation par mois pour l’ensemble des dépenses liées au télétravail, valable en cas de contrôle.
